Documents à demander lors de l'achat d'un moteur électrique : facture, déclaration de conformité, essai et procès-verbal de réception

Le service achats a passé la commande, le moteur est arrivé sur le site et l'équipe de maintenance l'a raccordé ; quelques semaines plus tard, la comptabilité ne sait pas à quelle commande rattacher la facture et le service qualité ne trouve pas le document de conformité du moteur lors d'un audit. Cette situation vient moins du moteur lui-même que d'un circuit documentaire mal organisé. Cet article est une liste de contrôle des documents qu'une entreprise doit demander au vendeur lors de l'achat d'un moteur électrique, de ce qu'il faut vérifier sur chacun et de ce qu'il faut consigner au moment de la livraison. Les documents fournis en standard varient d'un vendeur à l'autre ; le plus sûr est donc de transmettre vos besoins par écrit au vendeur avant de commander.

Liste de contrôle des documents pour le dossier d'achat

Le tableau ci-dessous présente les documents recommandés dans le dossier d'un achat de moteur et l'étape à laquelle chacun doit être demandé. Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes selon votre procédure interne.

Facture : quelles informations doivent être exactes ligne par ligne ?

Une petite erreur sur la facture peut retarder la validation du paiement ou la déduction de la TVA. Lors de la commande, communiquez au vendeur les informations suivantes au complet, puis comparez la facture reçue avec la même liste :

• Raison sociale complète, centre des impôts et numéro fiscal (numéro d'identité pour un achat à titre personnel)
• Adresse de facturation et adresse de livraison indiquées séparément si elles diffèrent
• Votre statut vis-à-vis de la facturation électronique ; le cas échéant, votre raison sociale telle qu'elle figure dans le système
• Désignation avec code modèle, puissance (kW), vitesse (tr/min), type de carcasse et forme de montage
• Prix unitaire, taux et montant de TVA, total général
• Votre numéro de bon de commande dans le champ de remarques, si vous en avez un

Une désignation limitée à « moteur électrique » rend difficile, plus tard, l'identification du moteur acheté dans le registre des immobilisations ou le suivi des pièces de rechange. Voici un petit exemple de ce à quoi peut ressembler la ligne de facture attendue pour un article de la boutique :

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Pour les prix actuels et la commande, cliquez sur une référence pour ouvrir sa fiche produit ou consultez tous les modèles sur notre page Acheter un moteur électrique en ligne.

Rapprocher l'avis de virement et le code de commande

La confusion la plus fréquente dans les achats d'entreprise consiste à ne pas savoir à quelle commande correspond un paiement reçu. Pour l'éviter, indiquez dans le libellé du virement ou de l'EFT le code de commande fourni par la boutique, si possible avec votre propre numéro d'achat. Le titulaire du compte payeur doit correspondre à la raison sociale facturée ; les paiements effectués depuis une société du groupe ou le compte d'un associé demandent une explication supplémentaire en comptabilité.

Avant de payer, comparez le montant qui figurera sur l'avis avec celui du récapitulatif de commande et signalez tout écart à la comptabilité à l'avance ; cela évite une demande pour « paiement insuffisant ». Les modes de paiement et les coordonnées bancaires figurent sur la page modes de paiement. Conserver le PDF de l'avis dans le même dossier que le récapitulatif de commande fait gagner du temps lors d'un rapprochement plusieurs mois après.

Déclaration de conformité : que doit-elle indiquer et avec quoi la comparer ?

Pour les équipements électriques fonctionnant en basse tension, le règlement Basse Tension, dont l'équivalent européen est la directive 2014/35/UE, impose au fabricant d'établir une déclaration de conformité et d'apposer le marquage CE. Dans les achats d'entreprise, il est courant de demander une copie de cette déclaration au vendeur ; elle est attendue dans le dossier, notamment sur les sites soumis à des audits de sécurité au travail ou de clients.

À réception de la déclaration, vérifiez :

• Le nom et l'adresse de la société qui l'établit
• Le type de produit ou la gamme de modèles couverte, et si le code de votre moteur en fait partie
• Les règlements et normes harmonisées cités (la série IEC/EN 60034 est courante pour les machines électriques tournantes)
• La date d'émission, la signature et la fonction du signataire

Comparer la gamme de modèles de la déclaration avec l'information de type sur la plaque signalétique est le moyen le plus pratique de s'assurer que le document concerne bien ce produit. La tension, la fréquence et la puissance de la plaque doivent également correspondre à votre commande.

Rapport d'essai : essai individuel ou essai de type

« Rapport d'essai » peut désigner deux documents différents. L'essai de type est réalisé sur un échantillon choisi pour valider la conception d'une famille de modèles ; son rapport est général pour ce modèle. L'essai individuel regroupe de courts contrôles appliqués à chaque moteur en fin de production ; s'il existe un rapport, il est lié au numéro de série. Précisez clairement dans la commande celui dont vous avez besoin.

Les relevés d'essai individuel contiennent généralement les mesures suivantes :

• Résistance des enroulements (par phase, avec la température ambiante)
• Résistance d'isolement (mesure au mégohmmètre)
• Résultat de l'essai diélectrique (haute tension)
• Courant à vide et contrôle du sens de rotation

Un rapport distinct pour chaque moteur n'est pas standard dans toutes les chaînes d'approvisionnement et peut demander un délai supplémentaire. Formulez donc votre besoin par écrit au vendeur dès le devis et obtenez une confirmation écrite sur la possibilité de le fournir. À réception du rapport, vérifiez toujours que le numéro de série correspond à celui de la plaque du moteur.

Contrôles à la livraison et procès-verbal de réception

Lorsque le moteur arrive par transporteur, les premières minutes évitent la plupart des litiges ultérieurs. La personne qui réceptionne doit suivre les étapes ci-dessous et consigner le résultat dans un procès-verbal :

1. Comparez le nombre de colis ou de palettes avec le bon de livraison.
2. Recherchez sur l'emballage des traces d'écrasement, de perforation ou d'humidité ; photographiez-les le cas échéant.
3. Rapprochez le code modèle, la puissance, la vitesse et la tension de la plaque avec la facture et le récapitulatif de commande.
4. Tournez l'arbre à la main ; il ne doit y avoir ni point dur ni bruit de frottement.
5. Contrôlez visuellement le couvercle de la boîte à bornes, les pattes ou la bride et le capot de ventilateur.
6. Vérifiez qu'aucune petite pièce, comme la clavette d'arbre ou les barrettes, ne manque.

Le procès-verbal doit indiquer la date, l'heure, le transporteur, l'immatriculation du véhicule, le nom et la signature du réceptionnaire, ainsi qu'une éventuelle mention de dommage. En cas de dommage, le procès-verbal doit être établi en présence du chauffeur et signé également par lui. Consultez la page livraison et expédition pour le transport et la politique de retour et d'échange pour la marche à suivre en cas de dommage ou d'erreur de produit.

Erreurs documentaires fréquentes dans les achats d'entreprise

• Raison sociale incohérente : une société commande, une autre paie et la facture est établie au nom d'une troisième.
• Désignation imprécise : la facture ne mentionne pas le code modèle ; si plusieurs moteurs de même puissance ont été achetés, impossible de savoir lequel équipe quelle machine.
• Demande tardive : la déclaration de conformité ou le rapport d'essai est demandé après l'installation du moteur ; le retrouver dans les archives du vendeur prend du temps.
• Livraison sans procès-verbal : un dommage d'emballage est remarqué mais le transporteur repart sans signature.
• Archives dispersées : l'avis reste dans la messagerie, la facture dans le logiciel comptable, la déclaration dans le classeur de maintenance ; rien n'est réuni dans un dossier de commande unique.

La solution simple consiste à ouvrir un dossier par achat de moteur, nommé d'après le code de commande, et à placer la liste de contrôle ci-dessus en première page. Vous pouvez utiliser la page de la boutique en ligne pour choisir et commander les produits.

Questions fréquentes

Puis-je voir la déclaration de conformité avant de commander ?

Vous pouvez la demander au vendeur. Envoyez votre demande par écrit avec le code modèle ; si votre procédure interne l'exige, ne validez la commande qu'après avoir vu le document.

J'ai oublié d'indiquer le code de commande dans le libellé du virement. Que faire ?

Envoyez par e-mail au vendeur le PDF de l'avis avec le code de commande et la raison sociale à facturer. Le paiement sera ainsi rattaché à la bonne commande.

L'emballage était intact à la livraison, mais j'ai constaté plus tard un dommage sur le moteur. Que se passe-t-il ?

Photographiez-le dès que vous le remarquez et informez le vendeur par écrit. La procédure et les délais figurent dans la politique de retour et d'échange ; le procès-verbal de réception et les photos sont vos principales preuves.

Pourquoi le code modèle doit-il figurer sur la facture ?

Pour le registre des immobilisations, la planification d'un moteur de rechange et une future recommande du même moteur, le code modèle est la seule référence fiable. Même si la plaque s'efface, la trace de la facture demeure.

Pour une question sur les documents avant de commander, joignez-nous au +90 (542) 666 11 11 ; pour une demande écrite, l'adresse [email protected] et notre page de contact sont également à votre disposition.