Elektrik Motoru Satın Alırken İstenecek Belgeler: Fatura, Uygunluk Beyanı, Test ve Teslim Tutanağı

Satın alma birimi siparişi açtı, motor sahaya ulaştı, bakım ekibi onu yerine bağladı; birkaç hafta sonra muhasebe faturayı hangi siparişle kapatacağını bilemiyor, kalite birimi de denetimde motorun uygunluk belgesini dosyada bulamıyor. Bu tablo, motorun kendisinden çok evrak akışının eksik kurgulanmasından doğar. Bu yazı, bir işletmenin elektrik motoru alırken hangi belgeleri satıcıdan istemesi, her belgede neyi kontrol etmesi ve teslim anında neyi kayıt altına alması gerektiğini sıralayan bir kontrol listesidir. Belgelerin hangisinin standart olarak verildiği satıcıdan satıcıya değişir; bu nedenle ihtiyacınızı sipariş öncesinde yazılı olarak satıcıya iletmeniz en sağlam yoldur.

Satın Alma Dosyası İçin Belge Kontrol Listesi

Aşağıdaki tablo, bir motor alımında dosyaya girmesi önerilen belgeleri ve her birinin hangi aşamada talep edileceğini gösterir. Kendi iç prosedürünüze göre sütun ekleyip çıkarabilirsiniz.

Fatura: Hangi Bilgiler Satır Satır Doğru Olmalı?

Faturadaki küçük bir hata, ödemenin onaylanmasını veya KDV indiriminin kullanılmasını geciktirebilir. Siparişi verirken şu bilgileri satıcıya eksiksiz iletin ve fatura geldiğinde aynı listeyle karşılaştırın:

• Tam ticari unvan, vergi dairesi ve vergi numarası (şahıs alımında T.C. kimlik numarası)
• Fatura adresi ile teslimat adresi farklıysa ikisinin de ayrı yazılması
• e-fatura mükellefi olup olmadığınız; mükellefseniz kayıtlı unvanınızın sistemdeki hâliyle aynı olması
• Ürün tanımında model kodu, güç (kW), devir (d/d), gövde tipi ve montaj şekli
• Birim fiyat KDV hariç, KDV oranı (%20) ve genel toplam
• Satın alma sipariş numaranız varsa açıklama alanında yer alması

Ürün tanımının yalnızca "elektrik motoru" olarak yazılması, ileride demirbaş kaydında veya yedek parça takibinde hangi motorun alındığını belirsiz bırakır. Aşağıda, mağazadaki bir ürün için faturada beklenecek satırın nasıl görünebileceğine dair küçük bir örnek var:

Fiyatlar DRG Motor online mağazasının 24.09.2026 tarihli listesinden alınmıştır; havale/EFT ile %3 indirim uygulanır, nakliye ücreti fiyata dahil değildir ve alıcı öder. Güncel fiyat için mağaza sayfasına bakınız.

Ödeme Dekontu ile Sipariş Kodunu Eşleştirmek

Kurumsal alımlarda en sık yaşanan karışıklık, gelen paranın hangi siparişe ait olduğunun anlaşılamamasıdır. Bunu önlemek için havale veya EFT açıklamasına mağazanın verdiği sipariş kodunu, mümkünse kendi satın alma numaranızla birlikte yazın. Ödemeyi yapan hesabın unvanı ile faturanın kesileceği unvan aynı olmalıdır; grup şirketinden ya da ortak hesabından yapılan ödemeler muhasebede ayrıca açıklama gerektirir.

Havale/EFT ile ödemede liste fiyatına %3 indirim uygulandığı için dekonttaki tutar, mağaza sayfasında gördüğünüz kart fiyatından farklı olacaktır. Bu farkı muhasebe birimine önceden bildirmek, "eksik ödeme" sorgusunun önüne geçer. Ödeme yöntemleri ve banka hesap bilgileri ödeme seçenekleri sayfasında yer alır. Dekontun PDF çıktısını sipariş özetiyle aynı klasörde saklamak, aylar sonra yapılacak bir mutabakatta zaman kazandırır.

Uygunluk Beyanı: Ne Yazmalı, Neyle Karşılaştırılmalı?

Alçak gerilimde çalışan elektrikli ekipmanlar için Avrupa'daki karşılığı 2014/35/AB olan Alçak Gerilim Yönetmeliği, üreticinin bir uygunluk beyanı düzenlemesini ve ürüne CE işareti koymasını öngörür. Kurumsal alımda bu beyanın bir kopyasını satıcıdan istemek yaygın bir uygulamadır; özellikle iş güvenliği denetimi veya müşteri denetimi olan tesislerde dosyada bulunması beklenir.

Beyanı aldığınızda şunlara bakın:

• Beyanı düzenleyen firmanın adı ve adresi
• Kapsanan ürün tipi veya model aralığı; aldığınız motorun kodunun bu aralığa girip girmediği
• Atıf yapılan yönetmelikler ve uyumlaştırılmış standartlar (dönen elektrik makineleri için IEC/EN 60034 serisi sık görülür)
• Düzenleme tarihi, imza ve imzalayanın unvanı

Beyandaki model aralığını motor etiketindeki tip bilgisiyle karşılaştırmak, belgenin gerçekten o ürüne ait olduğunu anlamanın en pratik yoludur. Etiketteki gerilim, frekans ve güç bilgisi de siparişinizle aynı olmalıdır.

Test Raporu: Rutin Test ile Tip Testi Arasındaki Fark

"Test raporu" ifadesi iki farklı belgeyi anlatabilir. Tip testi, bir model ailesinin tasarımını doğrulamak için seçilmiş bir numune üzerinde yapılır ve rapor o model için geneldir. Rutin test ise her motora üretim sonunda uygulanan kısa kontrollerdir; rapor varsa seri numarasına bağlıdır. Hangisine ihtiyacınız olduğunu siparişte açıkça belirtin.

Rutin test kayıtlarında genellikle şu ölçümler bulunur:

• Sargı direnci (faz başına, ortam sıcaklığıyla birlikte)
• Yalıtım direnci (megger ölçümü)
• Gerilim dayanım (yüksek gerilim) testi sonucu
• Boşta çalışma akımı ve dönüş yönü kontrolü

Her motor için ayrı rapor her tedarik zincirinde standart değildir ve ek süre gerektirebilir. Bu yüzden ihtiyacınızı teklif aşamasında satıcıya yazın ve verilip verilemeyeceğini yazılı olarak teyit edin. Raporu aldığınızda seri numarasının motor etiketindekiyle aynı olduğunu mutlaka kontrol edin.

Teslim Anında Kontrol ve Teslim Tutanağı

Motor nakliyeyle geldiğinde ilk birkaç dakika, sonradan yaşanacak anlaşmazlıkların çoğunu önler. Teslim alan kişi aşağıdaki adımları izlemeli ve sonucu bir tutanağa yazmalıdır:

1. Koli veya palet sayısını irsaliyeyle karşılaştırın.
2. Ambalajda ezilme, delinme, ıslanma izi olup olmadığına bakın; varsa fotoğraflayın.
3. Motor etiketindeki model kodu, güç, devir ve gerilimi fatura ve sipariş özetiyle eşleştirin.
4. Mili elle çevirin; takılma veya sürtünme sesi olmamalı.
5. Klemens kutusu kapağını, ayakları veya flanşı ve fan kapağını görsel olarak kontrol edin.
6. Mil kaması, köprüler gibi küçük parçaların eksik olup olmadığına bakın.

Teslim tutanağında tarih, saat, teslim eden nakliye firması, araç plakası, teslim alanın adı ve imzası, varsa hasar notu bulunmalıdır. Hasar görülürse tutanak nakliye görevlisi yanındayken düzenlenmeli ve ona da imzalatılmalıdır. Nakliye süreci için teslimat ve kargo, hasar veya yanlış ürün durumunda izlenecek yol için iade ve değişim politikası sayfalarını okuyun.

Kurumsal Alımlarda Sık Görülen Belge Hataları

• Unvan uyuşmazlığı: Siparişi bir şirket, ödemeyi başka bir şirket yapar; fatura üçüncü bir unvana kesilir.
• Belirsiz ürün tanımı: Faturada model kodu yoktur; aynı güçte birden fazla motor alındıysa hangisinin hangi makineye gittiği izlenemez.
• Geç talep: Uygunluk beyanı veya test raporu motor sahaya kurulduktan sonra istenir; satıcı tarafında arşivden çıkarılması zaman alır.
• Tutanaksız teslim: Ambalaj hasarı fark edilir ama imza alınmadan nakliyeci gönderilir.
• Dağınık arşiv: Dekont e-postada, fatura muhasebe yazılımında, beyan bakım klasöründe kalır; tek bir sipariş dosyasında toplanmaz.

Bunu önlemenin basit yolu, her motor alımı için sipariş kodunu dosya adı olarak kullanan tek bir klasör açmak ve yukarıdaki kontrol listesini o klasörün ilk sayfası yapmaktır. Model kodunu ve güncel fiyatı sipariş klasörüne eklemeden önce online mağazadaki ürün sayfasından teyit edin.

Sıkça Sorulan Sorular

Uygunluk beyanını sipariş vermeden önce görebilir miyim?

Bunu satıcıdan istemeniz mümkündür. Talebinizi model koduyla birlikte yazılı olarak iletin; kurumsal prosedürünüz gerektiriyorsa siparişi bu belgeyi gördükten sonra onaylayın.

Havale açıklamasına sipariş kodunu yazmayı unuttum, ne yapmalıyım?

Dekontun PDF'ini sipariş kodu ve fatura unvanıyla birlikte e-postayla satıcıya gönderin. Böylece ödeme doğru siparişle eşleştirilir.

Teslimde ambalaj sağlam ama motorda sonradan hasar fark ettim, ne olur?

Fark ettiğiniz anda fotoğraflayın ve satıcıya yazılı bildirin. Süreç ve süreler iade ve değişim politikasında yazılıdır; teslim tutanağı ve fotoğraflar bu süreçte en önemli kanıtınızdır.

Faturada model kodunun yazması neden önemli?

Demirbaş kaydı, yedek motor planı ve ileride aynı motoru yeniden sipariş etmek için tek güvenilir referans model kodudur. Etiket silinse bile fatura kaydı kalır.

Siparişten önce belgelerle ilgili bir sorunuz varsa bize +90 (542) 666 11 11 numarasından ulaşın; yazılı talepler için [email protected] adresi ve iletişim sayfası da açık.